Wielu przedsiębiorców nawiązując nowe kontakty biznesowe zastanawia się, jakie ma możliwości zabezpieczenia swoich interesów. Dlatego warto rozważyć wykorzystanie różnych instrumentów prawnych, pozwalających na zaspokojenie swoich roszczeń bądź ułatwiających ich dochodzenie.
Na początku każdej nowej współpracy dobrze jest przeprowadzić procedurę weryfikacyjną. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy kontrahent nie widnieje w rejestrze dłużników (np. BIG, BIK czy KRD) lub na tzw. giełdach długów. Giełda długów, zwana również giełdą wierzytelności, jest to rejestr informacji gospodarczych dotyczący wierzytelności wraz z ofertami ich wykupu. W ewidencji wpisywane są oferty ich sprzedaży, a więc informacje o podmiotach będących dłużnikami trafiają do publicznej wiadomości. Należy również pamiętać, że w/w rejestry mogą zawierać błędy bądź być nieaktualne.
Analiza wypłacalności
Dokonując weryfikacji warto zlecić kancelarii prawnej lub odpowiedniej firmie analizę wypłacalności możliwego kontrahenta i sposobów zabezpieczenia. Firmy zewnętrzne, zwane potocznie wywiadowniami gospodarczymi, pomogą rozeznać się w stanie majątkowym kontrahenta. Raporty przygotowywane są przez ekspertów i specjalistów z danej branży. Firmy takie prowadzą stałą obserwację rynku, zarówno pod kątem finansowym, jak i informacji docierających z otoczenia. Zlecenie takich działań stanowi wiarygodniejsze źródło niż raporty i sprawozdania finansowe, gdyż doświadczeni księgowi mogą przedstawić dane w sposób nie odzwierciedlający faktycznej kondycji spółki, z którą chcemy podjąć współpracę. Kiedy dokonamy rzetelnej weryfikacji i zdecydujemy się na podjęcie współpracy, kolejną formą zabezpieczenia może być gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa. Są one zobowiązaniem banku lub ubezpieczyciela do zapłaty ustalonej kwoty w razie spełnienia się warunku wskazanego w gwarancji. W tym przypadku rolę gwaranta pełni instytucja finansowa.
Pamiętaj o szczegółach
Gdy już współpracujemy z danym kontrahentem, należy pamiętać o szczegółach formalnych ułatwiających w przyszłości odzyskanie należności. Przede wszystkim pomocne będą dokumenty potwierdzające zawarcie transakcji czy wykonanie usługi, także te występujące na etapie ustalania warunków w trakcie rozmów wstępnych. Wszelkie istotne informacje powinny zostać zawarte na piśmie, ponieważ udowodnienie ustaleń ustnych jest często praktycznie niemożliwe. Zawierane umowy powinny być podpisane przez osobę upoważnioną. Warto również zwracać uwagę, aby dokument potwierdzający wykonanie warunków umowy (np. realizacja usługi) był podpisany przez drugą stronę.
Obecnie nie ma wymogu podpisu na fakturze, jednakże umówienie się z kontrahentem o dokonywanie takiej czynności ułatwi uzyskanie zapłaty poprzez udowodnienie akceptacji zapisów na niej określonych. Podpisanie spowoduje, że faktura taka stanie się dowodem spełnienia świadczenia i zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem. W przypadku wystawiania faktur elektronicznych należy zażądać opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Agata Pytlarz
Pracownik ds. prawnych
Pretorius
