Samochód w firmie

Samochód służbowy to pojazd należący do firmy i powinien być wykorzystywany do wykonywania czynności służbowych. Najczęściej z floty firmowej korzystają przedstawiciele handlowi, managerowie, dyrektorzy oraz prezesi, a coraz częściej przedsiębiorstwa wyrażają zgodę na wykorzystywanie samochodu służbowego w życiu prywatnym pracownika.

Służbowo i prywatnie

Użytkowanie samochodu służbowego w firmie wiąże się z przestrzeganiem ustalonych zasad. Samochód
w firmie określany jako służbowy z zasady powinien być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych. W sytuacji, gdy firma wyraża zgodę na użytkowanie samochodu poza godzinami pracy, daje to pracownikowi wiele korzyści. Przede wszystkim może on tym autem dojeżdżać do pracy i wracać, po drodze zrobić zakupy czy odebrać dziecko
ze szkoły. Potencjalnej możliwości wykorzystania pojazdu do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą nie da się całkowicie wyeliminować. Wykluczenie użycia pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością może nastąpić poprzez wprowadzenie regulaminów, umów, zarządzeń wraz z podjęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. W tym miejscu należy wyjaśnić, że pracownik użytkujący samochód służbowy w celach prywatnych odpowiada za uszkodzenie tego pojazdu.

Sposób rozliczania

Jedni przedsiębiorcy do celów działalność gospodarczej wykorzystują swój prywatny pojazd, inni zaś decydują się na zakup samochodu firmowego. Najistotniejszy czynnik w przypadku tego wyboru to sposób rozliczania związanych z tymi pojazdami wydatków. Przedsiębiorca, któremu zależy na odliczeniu całego podatku VAT od wydatków związanych z firmowym samochodem osobowym, zobowiązany będzie udokumentować, iż dany pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej. W związku z tym pracodawca zobowiązany będzie do zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego, prowadzenia ewidencji kilometrów dla celów VAT oraz wprowadzenia zasady użytkowania pojazdu w firmie. W przypadku, gdy pracownik w firmie używa samochodu prywatnego do celów służbowych, przysługuje mu ryczałt. Fakt ten strony muszą mieć udokumentowane umową, a wtedy pracodawca zwraca koszt użytkowania auta na podstawie obliczonych stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Dwa rodzaje leasingu

Przy wyborze sposobu kupna auta dla firmy należy brać pod uwagę kwestie majątkowe i podatkowe, a także typ firmy, i warto oszacować opłacalność zakupu. Jednym ze sposobów nabycia samochodu do firmy jest leasing. Dostępne są dwie jego odmiany: leasing operacyjny, który zakłada, że przedmiot umowy jest składnikiem majątku finansującego, co nakłada na niego obowiązek amortyzacji, oraz leasing finansowy, gdzie leasingobiorca wpisuje pojazd do swoich środków trwałych i dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Innym sposobem jest kupno samochodu na fakturę, co wiąże się z jednorazowym dużym wydatkiem mogącym stanowić spore obciążenie dla firmy. Istnieją też metody finansowania samochodu na firmę takie, jak kredyt czy najem długoterminowy.

Przedsiębiorcy mogą również ubiegać się o różnego rodzaju dofinansowania do zakupu auta. Przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie samochodu na firmę warto rozważyć jak najwięcej możliwości. Najważniejszą kwestią jest zrozumienie i przeanalizowanie swoich potrzeb, a następnie dobór finansowania, które będzie dla firmy optymalne.

Zakup samochodu na firmę to ważna inwestycja w rozwój prowadzonej działalności. Przedsiębiorcy mogą rozważać zakup auta konkretnego producenta, samochodu nowego lub używanego czy sprowadzonego z zagranicy. W przypadku zakupu nowego samochodu wielu przedsiębiorców decyduje się na leasing bez wykupu, aby po zakończeniu umowy użytkować w ten sam sposób nowy model.

Faktem jest, że firmy leasingowe chętniej podejmują się finansowania nowych pojazdów. W przypadku sprzedaży samochodu, który jest stosunkowo nowy, przedsiębiorca może pozyskać większą gotówkę niż w przypadku sprzedaży samochodu z kolejnej ręki.

Paulina Janik-Witkowska
specjalista ds. prawnych
Pretorius sp. z o.o.

Nota prawna

Treści zawarte na stronie internetowej Pretorius sp. z o.o. – pretorius.pl (dalej: strona internetowa) mają charakter wyłącznie informacyjny, nie stanowią one oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego, a Pretorius sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności z tytułu powstania jakichkolwiek szkód, wynikających z użycia strony internetowej lub będących w związku z stroną internetową lub jakąkolwiek treścią zamieszczoną na stronie internetowej, a także w związku z jakimkolwiek nieautoryzowanym użyciem treści zawartych na stronie internetowej. Wszelkie treści zawarte na stronie internetowej można wykorzystywać wyłącznie do niekomercyjnego użytku prywatnego. Treści i materiały udostępnione na stronie internetowej nie mogą być bez pisemnej zgody Pretorius sp. z o.o. wykorzystywane w celach publicznych lub komercyjnych. Pretorius sp. z o.o. jest właścicielem strony internetowej.

Nazwa i znak Pretorius jest znakiem towarowym chronionym prawami autorskimi i prawami wynikającymi z rejestracji znaku towarowego.