Ustawa o dokumentach publicznych, która weszła w życie 12 lipca 2019 r., zakazuje wykonywania i handlu replikami takich dokumentów, czyli dowodów osobistych, paszportów czy praw jazdy, również dowodów rejestracyjnych pojazdów, dokumentów wydawanych przez USC.
Kara za handel repliką
Kopiowanie dowodów osobistych jest powszechnie przyjęte w firmach ubezpieczeniowych, bankach, telekomach, ale ma miejsce także w podmiotach, które świadczą inne usługi, np. hotelach, wypożyczalniach samochodów, rowerów czy sprzętu wodnego, a także w zakładach bukmacherskich. Jednak nowa ustawa nie wprowadza kary więzienia za kserowanie czy skanowanie powyższych dokumentów.
Zgodnie z art. 58: „Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2”. Powyższe sankcje są więc przewidziane jedynie za replikę dokumentu, czyli odwzorowanie lub kopię wielkości 75-120 proc. oryginału o cechach autentyczności (elementy widoczne w świetle UV, farba zmienna optycznie, nitka). Przedsiębiorcy mogą więc spać spokojnie, bo nowa ustawa nie przewiduje sankcji za skanowanie czy kserowanie dowodów osobistych, prawa jazdy czy innych dokumentów publicznych do celów urzędowych, zawodowych lub służbowych określonych na podstawie odrębnych przepisów albo na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Chodzi więc jedynie o zakaz wytwarzania czy obrotu kopiami dokumentów łudząco podobnymi do oryginałów, które mogą zostać potencjalnie wykorzystane do popełnienia przestępstwa, np. kradzieży tożsamości.
Pamiętaj o RODO
Należy pamiętać, że tworzenie kopii dokumentów, które zawierają dane osobowe na użytek przedsiębiorców, poza przepisami ustawy o dokumentach publicznych podlega także rygorom przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Dlatego też osoby, które wykonują kopię takich dokumentów, powinny wziąć pod uwagę przepisy prawa, na podstawie których działają. Ważne jest, żeby zgromadzone dane spełniały wymóg ich minimalizacji, co oznacza, że na wykonanej kopii czy skanie dokumentu nie było zbyt dużo danych w stosunku do celu ich przetwarzania. Zgodnie z przepisami RODO można przetwarzać jedynie takie informacje, które są niezbędne dla danego celu, a obowiązek udowodnienia powyższego ciąży na ich administratorze. Tymczasem w dowodach osobistych widnieją dane takie, jak nasz wizerunek czy obywatelstwo, a w starych dokumentach dodatkowo wzrost i kolor oczu, czyli informacje, które nie są potrzebne przedsiębiorcom. W większości przypadków więc wystarcza spisanie takich danych, jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer dowodu osobistego lub PESEL. Ponadto w momencie ustania celu uzasadniającego przetwarzanie danych administrator zobowiązany jest do ich usunięcia. W przypadku, gdy firma nie wykaże podstawy do przetwarzania danych z dowodu, może zostać ukarana karą pieniężną przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Ewelina Bilkiewicz
Specjalista ds. prawnych
Pretorius
